时间管理的“四象限法”是指什么?

2023-01-21 11:55 百科知识 fufang419

时间管理的四象限法则是史蒂芬·科维提出的,作为时间管理理论在时间管理领域被广泛流传。

四象限法则将我们每天需要处理的事务按照重要度和紧急度两个维度分为了四大类,分别是重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急。

接下来我分别介绍一下对于这四大类的事务我们应该如何处理。

第一类是重要紧急的事务,如果不立刻处理很有可能会造成极大损失或是产生严重后果的。这些事我们是必须第一时间处理。但值得一提的是,我们的生活中是不可能有那么多的重要且紧急事项。许多一直处在忙碌中的工作狂人付出比别人更多的时间精力却得不到相应回报,多半是犯了把大部分事物都归类为重要紧急事项的错误;

第二类是重要但不紧急的事,生活中这样的事有很多,例如自我充电,培训提升等。这一类事情也是最容易被我们忽视的。因为它们虽然会对我们产生很大影响,但它并不紧急,没有引起我们的重视,等到它发展成为重要且紧急的事项后,我们又容易出于对它紧急度的厌恶而对它敷衍了事;

第三类是不重要但紧急的事,这一类事务常花费我们大量时间,是我们做目标管理的大敌。很多人就是因为将生活中的大部分时间用于处理这些杂务而导致没有时间去做重要的事,一直处于无效努力的状态;

第四类是不重要也不紧急的事,例如看电视、打游戏、参加娱乐活动等。这类事务可以缓解我们的压力,舒缓我们的心情,但如果我们沉迷其中,又会浪费掉很多的时间,所以我们要懂得把握其中的平衡。

时间四象限法则给我最大的启示是,一定要重视重要不紧急的事,因为它是最容易被我们忽视,但又会对我们有着深远影响的。而不重要但紧急的事是最需要警惕防范的,它是时间杀手,无形中将我们大量宝贵的时间碎片化,消耗掉我们的大量精力。

介绍一下如何利用时间四象限法则制定工作计划,内容选自未铭图书最新作品《时间管理手账》:

通过思维导图,可以全面系统的对我们的工作进行计划,准确的说,这更像是一种思维方法,而我们在用手账进行时间管理时,最常用的是四象限计划表,四象限计划表更贴近工作中的执行阶段,让我们的工作更有行动力。

时间“四象限法则”由美国管理学家科维提出,是比较常用的时间管理理论之一,本节所讲内容就是通过“四象限法则”制作工作计划表,在工作的时候就会清楚先做什么后做什么,从而有效提高效率。

四象限法则把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,分为四个“象限”:

? 既紧急又重要(红色)

? 重要但不紧急(蓝色、绿色、黑色)

? 紧急但不重要(红色)

? 既不紧急也不重要 (蓝色、绿色、黑色)

说明:

v 既紧急又重要的事项用红色字体记录;

v 重要但不紧急的工作事项用蓝色字体记录,私事用绿色字体记录,杂事用黑色字体记录;

v 紧急但不重要的事项也用红色字体记录;

v 既不紧急也不重要的工作事项用蓝色字体记录,私事用绿色字体记录,杂事用黑色字体记录。

很多人在使用四象限法则的时候陷入了一个误区,以为我们首先要做的是重要而紧急的事情,实则不然,我对四个象限的工作进行了分类:

第一象限:

重要而且紧急:已经逼近截止时间的工作,直接影响全局工作的问题

处理原则:立刻去做

目的:挽救工作计划陷入困境的情况

第二象限:

重要但不紧急:计划内的工作、能够明显提升工作效率的事

处理原则:集中时间精力去处理

目的:避免工作计划被打乱

第三象限:

不重要但紧急:临时工作

处理原则:委托他人去做

目的:避免自己陷入忙碌又盲目的工作状态中

第四象限:

不重要又不紧急的工作:休闲娱乐事务

处理原则:尽量别做,工作时间内务必禁止

目的:放松身心,但不可过度

我们发现,在实际工作中,我们“做计划”的部分,应该是第二象限“重要但不紧急”的工作,这个部分才是我们工作的重心,也是我们提前规划好的事务。往往是因为我们没有按计划去处理这一部分的工作,导致这些工作变成了第一象限即“重要又紧急”的工作,一旦出现这种情况,那说明两个问题:一是第二象限的工作计划不合理,或超出我们的工作能力,或执行不到位;二是我们在第三、第四象限花费了太多时间。无论是哪种情况,我们要做的就是立刻补救,完成第一象限的工作后,让工作计划回归正轨,只有不断执行“重要但不紧急”的工作,才是正确的四象限工作法。

四象限工作法也有一些变种,我们在使用“重要”“紧急”这两个概念的时候,会发现经常难以判断一件事是不是重要紧急,这个程度很难把握,最后导致我们有三四件重要紧急的事,却不知道应该先做哪一个。再者,重要紧急是一种动态变化的过程,现在紧急重要的时间很可能因为领导一句话就变成不重要不紧急了。如果经常遇到这种情况,我们可以用第二种四象限计划表。

当我们去判断事情的重要和紧急程度的时候,其实,可以考虑收益和持久性的关系:

所谓收益,指的是完成这件事情后,能给自己带来回报的大小。这个回报包括金钱物质,也包括个人能力如知识、健康、情感等方面的提高。

所谓持久,指的是收益随着时间增减的速度,越持久的收益,衰减得越慢。

按照上图可以区分出各种各样事项的划分:

高收益且收益持久:学习一项技能,掌握一种思维方法(比如阅读这本书), 进行工作规划等

高收益但收益不持久:购买奢侈品, 跟朋友打牌赢钱,打游戏获得高分

低收益且收益不持久:刷微博刷朋友圈,没有明确目标地逛淘宝,买西瓜为了一块钱讨价还价半小时

低收益但收益持久:背了一个单词,弄懂公司的一项工作流程,学会一个提升工作效率的小技巧

这种四象限工作法的重心是:坚持做收益持久的事,无论大小。这种工作思路的优势在于,收益持久的事情往往可以叠加,随着每一次收益的累积,最终会发生质变的效果。如果现在你面对三件“重要且紧急”的事情,别想太多,找收益最持久的那件事做。

同时,我们要反省一下日常的工作中最常做的是哪一种,如果是以收益期短的工作为主,那就要注意了,长此以往,我们不仅会一直陷入盲目忙碌的状态,个人能力也得不到提高。

除去这两种四象限工作法之外,我们还有一种四象限分类法,主要用于回顾总结自身的工作。

主动去做且长期稳定:每天每周每月固定的工作,KPI指标相关的工作,读书健身等自我提升行为

主动去做但短期随机:邀请朋友聚餐,打两把游戏

被动去做且短期随机:接待突然来访的客户,领导临时交办的工作

被动去做但长期稳定:例会,车辆保养

这种分类法的优势在于,凡是主动去做的事情,无论是随机的还是长期的,都需要我们提前去做好规划,确定目标,及时执行;而凡是长期稳定的事情,无论是主动被动,都需要进行时间管理,优化流程,提高效率。

我们可以用这种分类法进行工作总结,整理出自己的大部分时间都用在哪一方面,从而优化我们的时间管理。

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时间管理的通用方法,应该就是四项法了。

紧急重要的最先做

重要不紧急优先

紧急不重要有空做

不重要不紧急抽空做

时间管理就是精力的管理。

就是花费你的精力在重要的事情上,紧急的优先做。

不重要的有时间再做,没时间就不做。

人的精力是有限的,就像时间一样。

如何安排精力就是管理好时间的最好表现。

有人时间不够用,有人时间充裕游刃有余。

就是他们把时间和精力集中去处理重要紧急的事情了。

少花时间去做那不紧急又不重要的事情。